做外贸这些年，见过太多新手被复杂流程搞懵：客户询盘来了，不知道下一步咋回；货都快到港了，才发现报关单填错了；更有甚者，都收到货款了，却忘了去退税，白白损失一大笔钱所以今天，我把自己这些年摸透的外贸全流程，结合这张超清晰的流程图，给大家拆解一遍——从接到客户第一个询盘，到最后拿到退税，每个环节该干啥、注意啥，一次说明白，新手也能跟着顺顺利利做外贸。

一张图搞定外贸业务全流程一、出口前准备：这些基础活，得先干扎实很多人觉得“准备阶段不重要”，但我见过不少案例，就是因为前期没做好，后面一堆麻烦：办手续：进出口权、海关注册登记这些“入场券”，得提前办好我有个客户一开始没办海关注册，货都做好了，才发现没法报关，生生耽误了半个月交期，客户差点取消订单。

市场调研：别瞎猜客户要啥比如你想做东南亚市场，得先看看当地喜欢啥风格、对产品有啥特殊要求（像印尼对家具环保标准卡得严）；要是做欧美，得研究他们的消费习惯（比如欧洲客户更看重产品认证）定制方案：得根据市场“量体裁衣”。

举个例子，我之前帮做户外灯的客户分析，北美客户喜欢暖光、带感应功能的；欧洲客户更关注节能认证，那产品设计就得往这些方向靠组织货源：找工厂得留点心，不仅要谈好价格、交期，还得盯品质我有个朋友第一次合作的工厂，为了赶工，把一批零件的材质偷偷换了，最后货到客户那里全出问题，亏大了。

编计划：得把出口时间、用啥物流、成本多少都列清楚比如走海运还是空运？海运要提前多久订舱？成本预算多少？这些都得提前规划，不然临时抱佛脚容易出岔子做促销：广交会、阿里巴巴国际站这些渠道得用好我认识个做五金的老板，每年广交会都去，回来能接到好几个大客户的询盘；线上也得发产品帖、做直播，多露脸才有机会。

建关系：别等客户找上门，得主动出击给潜在客户发邮件、寄样品，哪怕一开始没回复，混个脸熟也好，说不定哪天就有需求了二、磋商阶段：谈生意，得讲究技巧这阶段就是跟客户“讨价还价”，把交易条件谈拢：询盘：客户问价格、规格，这是好事，但别一上来就报最低价。

可以先问问客户的需求量、交货时间，再针对性报价，显得更专业发盘：把具体交易条件（比如FOB价多少、付款方式是信用证还是电汇）列清楚我一般会用FOB/CIF计算器，把运费、保险费这些算明白，再报给客户，让他知道钱花在哪儿了。

还盘：客户砍价很正常，这时候别直接拒绝，可以问问他“要多少量”，量大的话适当让点利；要是量小，就跟他说“成本在这，实在没法降，但可以送点小配件”接受：双方谈妥了，得赶紧确认下来，比如回个邮件“我们同意按这个条件合作”，避免夜长梦多。

三、签合同：落笔了，就得按规矩来合同是保障双方权益的关键，别嫌麻烦，细节必须抠清楚：贸易术语：CIF的话，咱们得负责订舱、买保险；要是用L/C（信用证）付款，得确保客户开的信用证条款能执行，别到时候银行因为条款不符拒付。

商品细节：规格、数量、包装（比如客户要木箱包装还是纸箱）、付款期限、违约责任，都得写得明明白白我见过因为合同没写清楚包装，客户收到货说不符合要求，差点扯皮的签字留存：合同签好后，自己和客户都得留一份，万一后面有纠纷，这就是证据。

四、履行合同：按部就班，把货交出去这阶段环节多，得盯紧每一步：催证、审证、改证：客户要是开了信用证，得仔细审核每一条款有次我客户收到的信用证，要求的船公司在当地根本没有，赶紧让客户改证，不然报关都没法报。

备货、包装、刷唛：按合同生产货物，包装得符合外贸标准（比如有些国家要求包装上印环保标志），唛头（货物标识）也得贴对，不然到了目的港，客户可能找不到货租船订舱：CIF条款下，咱们得找靠谱的船公司订舱可以多问几家货代，比比价格和服务，别图便宜找小公司，万一船期延误，损失更大。

报检报关：食品、纺织品这些得提前报检，拿到检验证书才能报关报关时，报关单、核销单、发票、装箱单这些单据得准备齐全，我一般会列个清单，防止漏带海关放行、装船拿提单：海关查验通过后，货物就能放行装船了装船后，记得找船公司要提单，这可是“物权凭证”，客户得拿着提单才能提货。

五、做单据、集单据：细节错了，钱可能收不回单据是收款的关键，一点都不能错：单据种类：出口许可证、报关单、装货单、装箱单、核销单、商业发票，还有保险单（CIF条款下）、商检证书（需要的话），都得准备好“单单一致、单证一致”

：所有单据上的信息（比如货物数量、金额）得统一，不然银行可能拒付我有次帮客户审单，发现发票上的金额和信用证差了几十美元，赶紧改，才没耽误收款六、办理议付：拿着单据，找银行换钱这步是为了尽快拿到货款：交单给议付行

：把全套单据交给公司的开户行，银行会审核银行垫付或寄单：要是单据没问题，议付行可能会先垫付货款给咱们；然后把单据寄给开证行，开证行审核通过后，会把钱打给议付行，咱们最终就能收到钱啦注意点：单据哪怕有一个小错误，银行都可能拒付，所以得反复核对，我一般会自己审一遍，再让同事帮忙看一遍。

七、核销、退税：最后一步，别忘拿钱这两步能帮咱们回笼资金，别错过了：核销：把核销单、报关单、发票这些交给外汇管理局，证明外汇已经收回来了退税：拿着报关单、增值税发票等材料去国税局申请退税记住，退税申报期限是180天，超期了就没法退了，我有个客户就因为忘了时间，损失了好几万退税。

总结：流程理顺了，外贸才能做得顺外贸流程看着复杂，但把每个环节拆解开，跟着步骤走，其实也没那么难建议大家把这张流程图存起来，或者打印出来贴在办公室，以后遇到问题，对照着看，思路就清晰多了要是你刚开始做外贸，对流程还有很多不懂的地方，也可以找我聊聊，我和团队帮不少外贸企业优化过流程，从获客到收款、退税，都能给你一些实用的建议，让你少走弯路，把外贸生意做得更顺。